Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales

1. OBJETIVO:

La Política de Protección de Datos Personales en Movil Go S.A.S., tiene como objeto el cumplimiento de las disposiciones Legales, Constitucionales y Jurisprudenciales concernientes a la protección de los datos personales conforme al derecho constitucional de Habeas Data, Artículo 17 de los Deberes de los Responsables del Tratamiento numeral K y Artículo 18 Deberes de los Encargados del Tratamiento numeral F, que hace referencia en la adopción de un Manual interno de políticas y reclamaciones y el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013.

Por lo anterior, Movil Go S.A.S. implementa controles de seguridad de la información para así evitar que la información sea Sustraída, Manipulada, Suministrada y/o entregada a personal no autorizado. Evitando el deterioro de la información producida para los procesos de la compañía y evitar la pérdida de información.

2. ALCANCE:

Aplicar a los Datos Personales de las Personas Naturales y Jurídicas el presente Manual de Política de Protección de Datos Personales, registrados en las bases de datos relativas a Clientes, y/o Agentes, a los cuales se les entreguen servicios y productos en Movil Go S.A.S., y que sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de Movil Go S.A.S. como Responsable de los datos y su Tratamiento en Promoción de Servicios y Productos.

La presente política no aplicará de acuerdo a la ley a:

• A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
• A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
• A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

3. DEFINICIONES:

Acorde a lo establecido en el Artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. para la aplicación de la política de protección de datos personales se entenderá por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Acuerdo de Confidencialidad: Es una condición pactada bien sea por escrito que se fija en una relación comercial o laboral con el propósito que las partes contratantes mantengan en secreto o reserva aspectos propios que sólo se podrán conocer con ocasión a la relación que se presenta. Este Acuerdo de Confidencialidad se da con frecuencia en aquellas labores donde el Trabajador o el Contratista manejan aspectos propios a mantener en reserva de la empresa como investigaciones científicas, industriales o comerciales, futuros lanzamientos de productos, académicas o por seguridad como es la información de movimientos bancarios y de los procesos que conoce un funcionario de una empresa o de un cliente, etc.

4. PRINCIPIOS:

La Política de Protección de Datos Personales tendrá como directriz los principios de Finalidad, Libertad, Veracidad, Calidad(prohibición de datos parciales), Transparencia, Acceso y Circulación Restringida(no estar disponible), Seguridad y Confidencialidad(evitar su adulteración o acceso no autorizado), Acorde al Artículo 4° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

5. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Proteger la privacidad de nuestros clientes, proveedores y los candidatos de nuestros clientes es importante para Movil Go S.A.S., por ello nos esforzamos por preservar la información personal, cuya naturaleza es confidencial.

5.1 AVISO DE PRIVACIDAD:

Comunicación verbal o escrita a través de medios digitales, generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

5.2 POR QUÉ RECOLECTAMOS DATOS PERSONALES:

Recolectamos y usamos los datos personales del candidato, previa aceptación y autorización firmada, para efectuarle verificaciones, generar un informe, así como, para informarle oportunamente proceso Promocionales. También recolectamos su dirección de correo electrónico para generar cumplir con un proceso informativo.

5.3 HACEMOS NUESTRO MEJOR ESFUERZO PARA PROTEGER SUS DATOS:

Los niveles de seguridad de protección de datos personales requeridos tiene un nivel de seguridad tipo……????, y procuramos mantener los medios y medidas técnicas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales que nos facilite.

5.4 CÓMO RECOLECTAMOS SUS DATOS PERSONALES:

Se diligencia un formato de registro en la Visita Domiciliaria, aunque también puede utilizar línea celular para realizar la verificación de datos no se ha realizado la visita domiciliaria.

5.5 QUÉ HACEMOS CON SUS DATOS PERSONALES:

Reposan en las Bases de Datos con el objeto de darle tratamiento de verificación e incorporados a los informes de Data Analitic, Bit Data y en sistemas de digitación, si la información es solicitada en procesos legales, debemos entregar la información de acuerdo con la orden judicial correspondiente.

5.6 NUESTRO COMPROMISO CON SUS DATOS PERSONALES:

La captura se hace de forma digital y en línea, se verifica y autoriza a través de un envió de correos electrónicos no solicitándote datos personales, ni información financiera (entidad, tarjeta, cuenta, clave). En caso que reciba un correo sospechoso, infórmenos.

Los servicios prestados en el Sitio Web de la compañía deberán contener condiciones particulares de consulta con previsiones específicas en materia de protección de datos personales.

6. CONFIDENCIALIDAD:

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales dentro y fuera de la compañía serán informadas y están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizar su relación con alguna de las labores que comprenda el tratamiento.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

De acuerdo a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 los derechos del titular de la información suministrada a Movil Go S.A.S. son:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a Movil Go S.A.S. quienes son la responsable del tratamiento de sus datos personales mientras se encuentre en custodia de nuestra compañía.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Movil Go S.A.S.
• Ser informado por Movil Go S.A.S. sobre el tratamiento que se realizara a los datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. DEBERES DE MOVIL GO S.A.S. EN EL TRATAMIENTO FRENTE A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ACORDE A LA LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012:

Los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer de los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley, respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

De conformidad con el Artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen a cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Realizar en los términos previstos en los Artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

9. MENORES DE EDAD:

Los datos adquiridos en el trámite del proceso que correspondan a menores de edad serán tratados acorde a la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás jurisprudencias que complementa el artículo 7° de la ley estatutaria 1581 de 2012.

Tratando los datos personales de los menores con una finalidad lícita e intereses superiores del menor de edad, asegurando el respeto de los derechos fundamentales del menor. La autorización en este caso será firmada por el menor y ratificada por su representante legal, informando al menor y su representante del tratamiento de la información personal que se suministre a Movil Go S.A.S.

Anexo:

MODELO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Movil Go será el Responsable del tratamiento de la información y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar para Promocionar productos o servicios para las siguientes finalidades: 1. Data Analitic, 2. Bit Data 3. Marketing digital 4. Estudio de Mercados 5. Prospecciones y 6. Otros.

Advertencia: Tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados. (Lo mismo se debe incluir en caso que se recolecten datos de menores de edad).

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por Movil Go S.A.S. para la atención al público, la línea de atención nacional ____________, el correo electrónico admin@movilgo.com.co y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuya información puedo consultar en www.movilgo.com.co disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización Vía correo electrónico, Call Center y otros.

Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a Movil Go para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la sociedad en (medio físico o electrónico) y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

Nombre: _____________________________ (del titular)

Firma: __________________________ (del titular)

Identificación: _________________________ (del titular)

Fecha: __________________________ (Fecha en que se puso de presente al titular la autorización y entregó sus datos)

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Movil Go, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900.133.856-1 con domicilio principal en la ciudad de Manizales Caldas, República de Colombia. Página www.movilgo.com.co Cel: 3216435009 con correo electrónico - admin@movilgo.com.co

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará Movil Go con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, Prospección, Bit Data y Marketing Digital para Promoción de los servicios y productos.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área de Mercadeo es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos a través del Call Center 3216435009, Correo Electrónico admin@movilgo.com.co, mensaje de texto, Whastapp 3216435009 y otros.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Movil Go presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

• Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos:
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto):
• Medios para recibir respuesta a su solicitud:
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información):
• Firma (si aplica) y número de identificación:

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Movil Go informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio -Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del __ de ______ de ____.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los

siguientes:

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de ___ (días, meses, años) a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.

MODELO AVISO DE PRIVACIDAD:

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales Movil Go, con Nit 900.133.856-1 realizará el tratamiento de sus datos personales.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará Movil Go con la información personal será el siguiente:

La recolección, almacenamiento, uso, Big Data, Prospección y Marketing Digital su promoción de servicios y productos corporativos.

2. DERECHOS DEL TITULAR:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

(i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en

http://www.movilgo.com.co